El software de productividad modular como Notion, Airtable, Coda, Milanote, Roam Research, etc. ha arrasado en el mercado. Están redefiniendo el espacio de trabajo y, al mismo tiempo, desafían las soluciones tradicionales de Asana, Jira y la suite de productividad de nombres establecidos como Microsoft y Google. Microsoft es construyendo silenciosamente su versión de las herramientas modernas con Outlook Spaces.
¿Qué son los espacios de Outlook?
Con el nombre en código de Project Moca, Outlook Spaces es la idea de Microsoft de llevar la modularidad a la web de Outlook. Actualmente disponible para usuarios selectos, Outlook Spaces puede funcionar como la alternativa perfecta a un montón de herramientas con la integración de Microsoft 365. Vamos a explorarlo.
¿Dónde están los espacios de Outlook?
Como mencioné anteriormente, Outlook Spaces se encuentra actualmente en versión preliminar. Es decir, no está ampliamente disponible en dispositivos móviles o de escritorio. El gigante del software está probando y mejorando Outlook Spaces a través de la web de Outlook.
Visite Outlook en la web e inicie sesión con las credenciales de su cuenta. En la barra de menú de la izquierda, encontrará el icono de Project Moca en la parte inferior.
Esperamos que Microsoft lance aplicaciones móviles y aplicaciones de escritorio dedicadas para Outlook Spaces tan pronto como el software alcance la etapa beta.
Inicio de espacios de Outlook
Outlook Spaces es bastante fácil de entender y navegar. En la página de inicio, encontrará dos secciones: Plantillas y Sus proyectos. Elija una plantilla y estará listo para comenzar su proyecto.
Plantillas de espacios de Outlook
En el momento de escribir este artículo, Outlook Spaces ofrece solo cinco plantillas para elegir: plan semanal, plan de proyecto, plan escolar, plan de comidas y bienestar personal.
Una vez más, espero que Microsoft lance más plantillas en el futuro. Cinco plantillas simplemente no son suficientes para cubrir todos los escenarios de casos de uso. Tal vez, también admita plantillas de usuario en el futuro, como otras aplicaciones de gestión de proyectos modulares.
Puede pasar el puntero del mouse sobre cualquier plantilla y comenzar a crear un proyecto o obtener una vista previa de la plantilla antes de usarla.
Los usuarios también pueden construir un espacio desde cero. Outlook le pedirá el nombre, las personas asociadas con el espacio y un par de palabras clave para que le resulte más fácil encontrarlo más tarde.
Características de los espacios de Outlook
En el siguiente ejemplo, estoy usando la plantilla del plan del proyecto para administrar mis artículos en TechWiser. Permítanme compartir mi experiencia.
Puede imaginar Outlook Spaces como una pizarra digital gigante. La compañía ofrece diferentes elementos que puede anclar en cualquier parte del tablero. A diferencia de otros programas, no hay un límite o una longitud fijos para pegar elementos en el espacio.
Los usuarios pueden agregar diferentes elementos a un tablero, como Colección, Nota, Archivo, Enlace web, Tarea, Objetivo, Clima y Persona. Simplemente arrastre el elemento desde la barra de menú de la izquierda y colóquelo en cualquier parte del tablero que desee.
Tan pronto como selecciona un elemento, Outlook Spaces cambia el fondo con reglas para que pueda tener una alineación perfecta entre objetos y elementos.
La compañía también ofrece una función de recordatorios con el bloque Milestone. Adjúntelo a una tarjeta y podrá agregar una fecha y hora de vencimiento para la tarea.
En un estilo clásico de Microsoft, lo que separa a Outlook Spaces de sus rivales es la integración de Microsoft 365. Las tareas se sincronizan con Microsoft To-Do. Su Notas adhesivas, el bloc de notas de OneNote, la próxima llamada de Skype, el calendario de Outlook y, por supuesto, el correo electrónico de Outlook están a solo un clic de distancia. Si ya ha invertido en el ecosistema de Microsoft, disfrutará de la colaboración perfecta entre los productos de Microsoft.
Mi experiencia con los espacios de Outlook
La versión actual de Outlook Spaces se puede denominar mejor como un producto alfa. Espero ver a Microsoft enfocándose en agregar más características y funcionalidades antes del lanzamiento público.
El software carece de la capacidad de importar tareas y tableros de otros servicios como Trello, Asana y Jira. También me gustaría ver una Flecha como un elemento adicional para que puedas conectar tus pensamientos visualmente en el tablero.
La colección de plantillas también está seca. Estoy seguro de que Microsoft está trabajando para agregar más plantillas integradas antes del lanzamiento público y, después de eso, también puede esperar ver muchas plantillas basadas en la comunidad.
Hablando de experiencia positiva, disfruté de la integración de Microsoft 365. Soy un OneNote potente y Que hacer usuario y me gusta cómo Outlook Spaces se combina completamente con estos dos servicios. Aparte de algunas fallas aquí y allá, la experiencia general de Outlook Spaces ha sido fluida y libre de errores.
Pruebe los espacios de Outlook
Por supuesto, no es para todos y probablemente no cambiará su configuración actual de Trello o Asana por Outlook Spaces. Pero si está interesado en el ecosistema de Microsoft y tiene la vista previa habilitada en la web de Outlook, pruebe Outlook Spaces.