Microsoft Outlook viene en muchos sabores y uno de ellos es la versión web. Puede usar Outlook en cualquier navegador de su elección. También se llama Outlook OWA o Outlook Web App. Puedes acceder desde Outlook.com. Aparte de eso, Outlook también está disponible en aplicaciones de escritorio y móviles. Discutiremos algunos consejos y trucos geniales para la aplicación web aquí. La mayoría de ellos también funcionarán en otras plataformas, sin embargo, los pasos pueden variar un poco según la interfaz de usuario y el dispositivo que esté utilizando para acceder a Outlook.
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Consejos y trucos de Microsoft Outlook
1. Configure la respuesta ‘Fuera de la oficina’ en la web de Outlook
No pasas todo el día en la oficina. Tampoco pasas todo tu tiempo trabajando. Es por eso que hay una opción para configurar un mensaje automático que le dirá al remitente que no estás. Abra Configuración y haga clic en Respuestas automáticas en Correo electrónico.
Active las respuestas automáticas aquí y puede establecer la hora de inicio y finalización. Estos son los momentos en los que generalmente está en la oficina o en su computadora trabajando. Hay una opción para enviar estas respuestas automáticas solo a tus contactos y no a todos. También puede optar por enviar respuestas a todo el mundo todo el tiempo, útil cuando está de vacaciones.
2. Reenviar múltiples correos electrónicos en Outlook
Esta es una función que Google echa mucho de menos en Gmail. Aunque en realidad no puede reenviar varios correos electrónicos si es un usuario habitual de Outlook, los suscriptores de Office 365 obtienen una excepción, por lo que si tiene una suscripción, tiene suerte. Sin embargo, aún puede reenviar fácilmente varios correos electrónicos en Outlook 2013, 2016 y 2019. Microsoft parece haber reservado la función solo para usuarios pagos.
3. Agregar/Cambiar firma en Outlook
Abra Configuración y haga clic en Redactar y responder en Correo electrónico. Ahí es donde encontrará la configuración de la firma de correo electrónico.
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Puede agregar texto, enlaces, imágenes y más aquí. Una vez que esté satisfecho, hay otras opciones. Adjunte la firma solo en los correos electrónicos nuevos o en los correos electrónicos a los que responda también. El proceso es fácil ya que Outlook admite texto enriquecido con todas las opciones de formato de uso común.
4. Recuperar un correo electrónico en Outlook
Esta es quizás una de las características más geniales y útiles de Outlook. Puede deshacer la función de envío y recuperar un correo electrónico en Outlook, pero primero debe configurarlo. No está activado de forma predeterminada. Abra Configuración y vuelva a hacer clic en Redactar y responder en Correo electrónico.
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Desplácese un poco y encontrará el encabezado Deshacer envío. Puede recuperar un correo electrónico después de presionar el botón Enviar durante un máximo de 10 segundos. Eso debería ser suficiente tiempo para repensar y hacer una llamada. Hay un control deslizante y te recomiendo que lo configures al máximo. Sólo para estar en el lado seguro. Ahorrar.
5. Desactivar conversaciones en Outlook
Microsoft ha cambiado la ubicación de esta configuración, lo que hace que los usuarios se apresuren a averiguar a dónde se movió. Anteriormente, formaba parte del menú desplegable en la opción Filtro. Ahora, lo encontrará en el menú Configuración en la página Bandeja de entrada.
Todavía puede acceder a él desde la pantalla de la bandeja de entrada. No es necesario profundizar en la configuración.
6. Compartir calendario en Outlook
Haga clic en el ícono Calendario en la parte inferior de la pantalla para cambiar a la vista de calendario en Outlook. Outlook facilita el acceso al correo, el calendario y los contactos, todo desde una sola pantalla. Elija el calendario que desea compartir y haga clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha de la pantalla.
Puede ver todos los nombres/correos electrónicos de las personas con las que actualmente está compartiendo el calendario e ingresar nuevos nombres también.
7. Agregue un buzón compartido en Outlook
Microsoft ha escrito un guía detallada sobre el tema en sí. Aprenda cómo agregar un buzón de correo compartido, por qué es una buena idea, administre notificaciones, abra un buzón de correo compartido en una nueva carpeta, use un calendario compartido y más allí.
8. Responder con archivos adjuntos en Outlook
Cuando responda a un correo electrónico en Outlook, no adjuntará los archivos que se adjuntaron al correo electrónico original. Descargarlos y adjuntarlos de nuevo puede ser una molestia, pero así es por ahora. Si está utilizando la versión de escritorio, existe una solución llamada Responder con el complemento de archivo adjunto. Para los usuarios de OWA Outlook, no tiene suerte.
9. Crear un grupo de contactos en Outlook
Un grupo de contacto (anteriormente conocido como grupo de distribución) le permitirá enviar el mismo correo electrónico a un grupo de personas con un solo clic. Por ejemplo, familiares o miembros del equipo. No es necesario que escriba sus nombres individualmente. Desplácese hasta la parte inferior de la barra lateral izquierda y haga clic en Nuevo grupo. Dale un nombre y una descripción. Haga clic en Crear cuando haya terminado.
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Ahora puede agregar todos los contactos de los miembros de su familia en la página siguiente.
Haga clic en el botón Agregar después de escribir cada ID o nombre de correo electrónico. Los contactos que ya están guardados en su cuenta de Outlook aparecerán automáticamente en tiempo real.
Tenga en cuenta que una vez que crea un grupo, no puede cambiar su nombre. Cada grupo obtiene su propia identificación de correo electrónico única que se puede usar para reenviar toda la correspondencia. Los grupos se pueden configurar como públicos o privados. Otros miembros de la organización no podrán ver lo que sucede dentro del grupo si está configurado como privado. Cada grupo tendrá sus propios correos electrónicos, archivos adjuntos y otros datos que se asociarán con el grupo.
10. Organice los correos electrónicos usando las reglas de la bandeja de entrada
Outlook le permite crear filtros que llama Reglas de la bandeja de entrada. Puede usarlo para organizar correos electrónicos en diferentes carpetas. Vaya a Configuración y haga clic en Reglas en Correo electrónico. Allí agregará una nueva regla.
Hay una serie de condiciones y acciones para elegir. Las condiciones incluyen nombre, dirección, asunto, palabra clave, personas, archivo adjunto, marca, bandera y más. Mientras que las acciones incluyen mover, copiar, eliminar, anclar, marcar como, categorizar, reenviar y más.
Consejos y trucos de Outlook
Estos son algunos de los consejos y trucos más importantes para usar Outlook para administrar mejor sus correos electrónicos. No solo eso, también hay algunos consejos para administrar personas y el calendario. Comparta con nosotros algunos de sus propios consejos y trucos de Outlook en los comentarios a continuación para ayudar a nuestros lectores. Espero que muy pronto tengamos la lista más grande de sugerencias y trucos de Outlook en la web, solo en la parte posterior de nuestros lectores. Manténlos viniendo.