La función de archivo es quizás uno de los mejores trucos que Gmail tiene para ofrecer. Es fácil de usar y también útil, pero la mayoría de los usuarios no le prestan atención. Esta es la función que puede ayudarte llegar a la bandeja de entrada cero. Pero mucha gente no lo usa y los que lo hacen también están haciendo un mal uso de esta característica asesina de Gmail. La capacidad de autoarchivar correos electrónicos en Gmail es lo que debe aprender a aplicar. Eso le ahorrará mucho tiempo ya que no tendrá que lidiar con todos los correos electrónicos que llegan a usted. Eliminar correos electrónicos no siempre es una opción, por lo que existe la función de archivo en primer lugar.
Autoarchivar correos electrónicos en Gmail
Gmail no tiene una forma directa de archivar automáticamente los correos electrónicos, sin embargo, puede usar filtros para hacer el truco. La configuración tomará unos minutos, pero una vez que esté lista, se sentirá mucho más liviano al final del día y nunca perderá ese correo electrónico importante. Después de todo, no necesita lidiar con todos esos correos electrónicos y algunos de ellos, como recibos y notificaciones, pueden dejarse sin leer incluso.
Vamos a empezar.
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Crear una etiqueta de archivo automático
Gmail te permite crear filtros usando etiquetas. ¿Por qué no crear uno para autoarchivar correos electrónicos también? Esta es la característica oculta de la que estaba hablando antes. No es muy obvio al principio, pero una vez que lo sabes, lo sabes.
1. Abra Gmail en su navegador y haga clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha para seleccionar Ver todas las configuraciones.
2. Desplácese un poco y haga clic en Crear nueva etiqueta botón.
3. Nombre la nueva etiqueta como archivo automático y Ahorrar eso. Haga clic en Crear botón y no se preocupe por la función de etiqueta de nido.
No hay líneas ocultas de códigos que deba insertar. Ahora que se ha creado la etiqueta de archivo automático, puede aplicarla a cualquier correo electrónico como cualquier otra etiqueta, pero con un giro.
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Uso de la etiqueta de archivo automático en Gmail
Algunos ejemplos en los que puede utilizar la función de archivo automático de Gmail son los correos electrónicos, boletines, recibos, pedidos de comercio electrónico, etc. de LinkedIn o Quora. Usaré el correo electrónico promocional de Apple como ejemplo. Abra el correo electrónico y haga clic en el ícono de menú de tres puntos más para seleccionar Filtrar mensajes como estos.
¿Se dio cuenta de que no aplicamos la etiqueta directamente usando el botón de etiqueta? Esto le da más control sobre qué tipo de correos electrónicos se archivarán automáticamente. Según el contenido del correo electrónico y el formato, puede optar por filtrar por tamaño, palabras clave/frases clave, etc.
Haga clic en Crear filtro abajo para continuar.
elegirás el etiqueta de archivo automático y también puede seleccionar una categoría si lo desea. La categoría dependerá de dónde reciba estos correos electrónicos. Podría ser Bandeja de entrada o Actualizaciones, por ejemplo.
Asegúrate de seleccionar Crear filtro en la parte inferior para guardar los cambios. Ahora, todos los correos electrónicos que cumplan con los criterios que ha establecido se archivarán automáticamente en Gmail. Si no obtiene los resultados deseados, edite los criterios. No es tan difícil y mejorarás con el tiempo.
No es necesario editar la etiqueta de archivo automático de ninguna manera. Todo lo que tiene que hacer es crear un nuevo filtro o editar uno antiguo y aplicar la etiqueta.
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Archivar vs Eliminar
Hay una diferencia sutil pero muy importante entre las funciones de eliminación y archivo. Cuando elimina un correo electrónico, se transfiere a la carpeta de basura donde permanecerá durante 30 días antes de eliminarse de forma automática y permanente. Por lo tanto, tiene un búfer de 30 días para recuperar un correo electrónico o un archivo adjunto que eliminó accidentalmente o sin pensarlo mucho.
El archivo no eliminará su correo electrónico. Simplemente lo pondrá en un casillero. El correo electrónico desaparecerá de su bandeja de entrada, lo que le permitirá liberar su mente de él. Puede recuperarlo con una simple búsqueda y todos sabemos que Google es el rey de los motores de búsqueda. Los operadores o parámetros de búsqueda funcionan en todos los servicios de Google, incluido Gmail.
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Recuperar correos electrónicos archivados en Gmail
El operador de búsqueda que está buscando es ‘in:inbox your keyword here’. Lo que esto hará es buscar la palabra clave en todos los correos electrónicos en su bandeja de entrada, que también incluye correos electrónicos archivados. Sí, los correos electrónicos archivados siguen siendo parte de su bandeja de entrada, pero no puede verlos, lo que ayuda con el proceso de limpieza. La única forma de llegar realmente a la bandeja de entrada cero.
Hay otros operadores de búsqueda que también puede usar, como usar ‘y’ y ‘o’ para filtrar o combinar correos electrónicos. Hemos escrito una guía detallada sobre cómo recuperar correos electrónicos archivados en Gmail, así que lea esa publicación. Hay muchos otros consejos y trucos que encontrarás allí.
Conclusión: archivo automático de correos electrónicos en Gmail
Bien ahora lo sabes. Los pasos son bastante simples de seguir, pero la función está oculta en lo profundo del ecosistema de Gmail. Los dos aspectos principales de la ecuación son las etiquetas y los filtros. Sin embargo, es un proceso único, así que una vez que haya creado la etiqueta, habrá terminado. Solo asegúrese de obtener los resultados deseados según los criterios que ha establecido.