Cómo chatear en Google Docs y por qué debería hacerlo

Google Docs es un procesador de textos muy popular. Cambió para siempre la forma en que las personas escriben, toman notas y colaboran en un solo documento. Microsoft Word siempre estuvo ahí, pero de forma muy limitada. Además, nunca fue gratis. Google ofrece su suite ofimática de aplicaciones de forma gratuita. ¿Y lo que es más? Los documentos que crea ni siquiera cuentan para el almacenamiento gratuito de 15 GB que obtiene con Google Drive. Dulce. Donde Google Docs realmente brilla es en la parte de colaboración. La gente usa cada vez más la función de chat para comunicarse dentro de Docs en lugar de usar una aplicación de chat de terceros como Skype o Hangouts u otras aplicaciones de chat de negocios como Slack.

¿Por qué? Buena pregunta. Vamos a ver por qué la gente, y sobre todo adolescentesusan cada vez más Google Docs para chatear con otros y cómo puedes hacerlo tú también de una manera productiva, rápida y fácil.

Vamos a empezar.

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Por qué usar Google Docs Chat para chatear

Imagínate esto. Estás trabajando en un proyecto escolar o de oficina, dentro de un documento. Necesitas ayuda. Le pide a su colega o amigo que se una a Google Docs. Para hacerlo, le envía rápidamente una invitación por correo electrónico y ahora está en línea. Ambos están ahora trabajando en el mismo documento, pero su cadena de pensamientos no coincide. En lugar de usar Slack o alguna otra aplicación de chat, que tendrás que abrir en una nueva ventana, puedes chatear en Google Docs para comunicarte en la misma pestaña.

Esto ahorra tiempo y permite a los usuarios ser más rápidos y productivos sin salir del documento. Llamar la atención sobre diferentes partes del documento es aún más fácil. Puede seleccionar palabras o frases y agregar un comentario para que otros lo lean. Los comentarios, junto con el chat en vivo, hacen de Google Docs una de las mejores aplicaciones para chatear y colaborar.

Chat de Documentos de Google

Abra un documento de Google si aún no tiene uno abierto. No importa cuántos usuarios estén colaborando en el documento, puede enviar un mensaje de chat a todos a la vez. Google Docs se puede usar para la comunicación grupal abierta, lo que lo hace mucho más poderoso.

Para iniciar un chat, simplemente haga clic en el nombre de cualquier persona para abrir una nueva ventana de chat.

Ahora puede chatear con la persona en vivo sin salir del documento. Como puede ver, esto puede ser un ahorro de tiempo real y reduce la necesidad de depender de otra aplicación de mensajería o chat dedicada.

Aquí hay algunas cosas que necesita saber sobre la función de chat de Google Docs.

• Puede ver la opción de chat solo cuando más de una persona está activa en el documento. De lo contrario, la función de chat permanecerá invisible.
• Puede chatear en tiempo real, sin embargo, no puede enviar ni adjuntar archivos usando esa función. Supongo que Google quiere que uses Drive para eso. Creo que hubiera sido genial si pudieras adjuntar archivos usando la función de chat que se compartiría a través de los servidores de Drive. De esa manera, seguirás siendo parte del ecosistema de Google. Tal vez, esta función se agregará en el futuro.
• Incluso si cierra la ventana de chat, seguirá recibiendo mensajes en segundo plano de otros usuarios que todavía están participando. Los verá todos la próxima vez que abra la ventana de chat.
• Verá un punto rojo cerca de la burbuja de chat en la parte superior si hay mensajes sin leer. Este punto rojo aparecerá incluso si el documento está abierto pero la ventana de chat está cerrada.
• Seguirás siendo parte del chat mientras seas parte del documento mismo. Son tratados como uno solo por Google. Entonces, en el momento en que acepte la invitación a un documento de Google, se lo agregará al chat si hay uno abierto.
• Si el documento de Google se comparte públicamente, todos los que hayan recibido una invitación por correo electrónico pueden verlo y participar en el chat. Tenga en cuenta que los animales anónimos (usuarios) que pueden ver el documento porque recibieron un enlace público al documento pero no fueron invitados personalmente por correo electrónico no verán la ventana de chat ni los mensajes que contiene.
• Si cierra sesión o cierra Google Doc, dejará de recibir mensajes de chat. Todos los mensajes que se enviaron cuando se desconectó no serán visibles para usted cuando vuelva a iniciar sesión. Esto implica que los mensajes de chat no se guardan en ningún lugar, sino que suceden en tiempo real de todos modos.
• No hay forma de exportar sesiones de chat o guardar mensajes de chat para referencias futuras. La única forma de guardarlos es tomando capturas de pantalla que pueden ser engorrosas, por decir lo menos. o puede seleccionar la ventana de chat, presionar Ctrl+A en su teclado para seleccionar todos los mensajes de texto y copiarlos. Luego puede guardarlo en cualquier lugar como un archivo de bloc de notas o algo así.
• El chat en Google Docs también está disponible para usuarios móviles del servicio. No hay pasos adicionales involucrados aquí.
• La función de chat solo está disponible para usuarios mayores de 13 años. Google determinará esto a partir de su perfil de Gmail o Google.
• Si no puede ver la ventana de chat, también es posible que el administrador lo haya eliminado del documento o haya desactivado la función de chat por completo desde la configuración. Esto solo es posible para los usuarios de GSuite en este momento.
• Esta es una función de chat grupal, lo que significa que no puede chatear con colaboradores individuales en ventanas de chat separadas.

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Como puede ver en la captura de pantalla anterior, el chat desapareció en el momento en que mi colega se desconectó y volvió. Esta es una de las limitaciones inherentes al chat en Google Docs.

Uso de la función de voz a texto en Google Docs para chatear

Otra característica que viene con el chat de Google Docs es la voz a texto. Puede usar su voz para enviar mensajes y comunicarse. Esto puede ahorrarle tiempo si sus manos están ocupadas haciendo otra cosa. Como cuidar la investigación. Aquí hay algunas cosas a tener en cuenta antes de ver cómo habilitar esta función y usarla.

• Voz a texto solo está disponible para usuarios de computadoras portátiles o de escritorio. Aunque los teléfonos inteligentes admiten esta función e incluso el Asistente de Google acepta comandos de voz, de alguna manera, el chat en Google Docs en dispositivos móviles omite esta función.
• Necesitará un micrófono que funcione para usar esta función

¿Cómo habilitar la escritura por voz?

Abre Google Docs en el navegador que elijas. Prefiero Chrome. Abra el documento en el que desea chatear. Asegúrese de que haya al menos un colaborador en línea antes de comenzar el chat. De lo contrario, no funcionará como se indicó anteriormente. Ahora seleccione Herramientas en el menú de arriba y haga clic en Dictado por voz.

También puede usar el atajo de teclado Ctrl+Shift+S para habilitarlo o deshabilitarlo. Ahora debería ver un icono de micrófono a la izquierda. Ahora hará clic en él antes de hablar.

Puede configurar su idioma preferido usando el menú desplegable sobre el icono del micrófono. Esto convertirá su discurso usando el dialecto correcto, ya que existen diferencias sutiles entre, por ejemplo, el inglés de EE. UU. y el inglés del Reino Unido. La ventana emergente del micrófono se puede mover a cualquier parte de la pantalla si cree que se interpone en el camino del documento.

¿Notó la línea punteada debajo de la nueva oración? Eso denota que la oración se escribió usando escritura de voz, para distinguirla del texto escrito usando el teclado. ¿Notaste la falta de puntuación? Tendrás que decirlas también. Por ejemplo, diga ‘coma’ si desea insertarlo.

Aquí hay algunos comandos de puntuación comunes que puede usar. La lista no es exhaustiva.

• coma
• signo de interrogación
• nuevo párrafo
• punto final
• nueva línea

Estos deberían ser suficientes para empezar. Puede acceder a la ‘ayuda de escritura por voz’ pronunciando el mismo comando.

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Función de chat de Google Docs

La función de chat de Google Docs es informal, lo que es evidente por la cantidad de funciones que faltan en el tostador. No hay forma de adjuntar archivos, exportar conversaciones y, si abandona la ventana de chat, no verá los mensajes anteriores. No obstante, es de gran valor para quienes están colaborando en un solo documento. El chat en tiempo real mientras trabajan juntos puede eliminar las posibilidades de errores de la ecuación. Mi única molestia es que no puedo compartir archivos a pesar de que Docs es parte del ecosistema de Drive.