¿Planea compartir los últimos resultados de ventas o los datos trimestrales de la empresa mediante un archivo de Excel? Por supuesto, no querrá ningún acceso no autorizado a estos datos confidenciales además de la alta dirección. La mejor manera de proteger dichos archivos es a través de la protección con contraseña. Puede agregar fácilmente una contraseña a un archivo de Excel en Windows y OneDrive. Así es cómo.
Proteger con contraseña un archivo de Excel en Windows
Hay dos formas de proteger con contraseña un archivo de Excel en Windows. Puede usar la aplicación de escritorio de Excel predeterminada u optar por OneDrive para agregar protección con contraseña antes de compartir un enlace al archivo. Discutiremos ambos métodos, pero primero, comenzaremos con el escritorio.
Usar la aplicación de Microsoft Excel
Una vez que haya terminado de realizar cambios en el archivo de Excel, tiene la opción de agregar protección con contraseña antes de guardar una copia en su computadora. Siga los pasos a continuación para proteger con contraseña un archivo de Excel.
1. Abierto Microsoft Excel software en Windows.
2. Abra el archivo que desea proteger con contraseña.
3. Realice los cambios necesarios y haga clic en Expediente en la cima.
4. Seleccione Información de la barra lateral.
5. Haga clic en Proteger libro de trabajo.
6. Seleccione Cifrar con contraseña.
Agregue una contraseña para encriptar el contenido de este archivo y presione OK en el fondo. Tenga en cuenta que si pierde u olvida la contraseña, no podrá restablecerla ni recuperarla.
Vuelva a introducir la contraseña y haga clic en Aceptar. De ahora en adelante, cada vez que usted o alguien intente acceder al archivo de Excel, la aplicación le presentará un cuadro de diálogo para ingresar la contraseña. Escriba la contraseña correcta y pulse OK para acceder a los datos del archivo.
Office 2016-2019 utiliza un cifrado AES-256 seguro que es irrompible en un tiempo razonable.
Le recomendamos que guarde una lista de contraseñas y sus correspondientes nombres de documentos en un lugar seguro. Puede optar por un administrador de contraseñas dedicado como 1 Contraseña, Dashlane o LastPass para almacenar datos confidenciales de forma segura.
Use OneDrive Web para proteger con contraseña un archivo de Excel
Dado que está utilizando Excel en Windows 10 o Windows 11, lo más probable es que ya esté pagando por uno de los planes de Microsoft 365.
Todos los planes de Microsoft 365 vienen con almacenamiento OneDrive de 1 TB, así como otras ventajas para suscriptores pagos. Una de esas características es la capacidad de proteger con contraseña un enlace de OneDrive que se puede compartir. Entonces, en lugar de enviar el archivo por correo electrónico, por ejemplo, lo almacena en su cuenta de OneDrive y simplemente comparte un enlace al archivo que está protegido por una contraseña.
Con eso, incluso puede agregar una fecha de vencimiento después de la cual, el archivo ya no estará disponible.
Además, todas las aplicaciones de Microsoft Office se integran estrechamente con el almacenamiento en la nube de OneDrive. Es el almacenamiento predeterminado para todos los archivos de Excel. Siga los pasos a continuación para proteger con contraseña un archivo de Excel usando OneDrive.
1. Visite OneDrive en la web e inicie sesión con las credenciales de su cuenta de Microsoft.
2. Busque un archivo de Excel de OneDrive y selecciónelo.
3. Selecciona el Cuota botón en la parte superior.
4. En el menú Compartir enlace, haga clic en el Editar botón.
5. Seleccione Configuración de enlaces.
6. En el siguiente menú, tiene la opción de Establecer una contraseña.
7. Agregue la contraseña y haga clic en Aplicar botón en la parte inferior. Desde el mismo menú, también puede establecer la fecha de vencimiento.
Por ejemplo, agrega una fecha de caducidad para una semana y después de que haya pasado la fecha/hora, el enlace de OneDrive quedará inactivo.
Cualquiera que tenga acceso al enlace de OneDrive necesitará una contraseña para acceder a los datos. Con el mismo truco, puede agregar protección con contraseña a cualquier archivo en OneDrive que planee compartir.
Conclusión: Proteger con contraseña un archivo de Excel
Aunque el mercado de las hojas de cálculo está repleto de Google Sheets, Apple Numbers y novatos como Airtable y Coda, Microsoft Excel no tiene rival, especialmente en el sector comercial y empresarial.
En algunos casos, tiene mucho sentido proteger los archivos confidenciales de Excel. Adelante, use el truco anterior y frene el acceso no autorizado a los archivos de Excel con una contraseña.
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