Airtable es una herramienta increíblemente flexible que le permite aprovechar el poder de las bases de datos relacionales y la colaboración en la nube para ayudarlo a organizar mejor sus procesos comerciales. Sin embargo, puede ser engorroso de configurar y, a veces, herramientas especializadas, especialmente en áreas como gestión de proyectos–puede hacer un mejor trabajo que Airtable y requiere menos tiempo de instalación y configuración.
En esta lista, echamos un vistazo a algunas de las mejores alternativas de Airtable. Los elementos que estamos viendo aquí generalmente tienen un alcance más limitado que Airtable y, en muchos sentidos, esto es algo bueno. Parafraseando la filosofía de Unix, siempre es mejor hacer una cosa y hacerlo bien.
Las mejores alternativas de Airtable
1. Hoja de Google
Para quién es: Usuarios que quieren algo simple
Si Google Sheet es Microsoft Excel en la nube, considere Airtable como Google Sheet con esteroides. Pero, ¿qué sucede si no está buscando opciones avanzadas de todos modos? Bueno, entonces la hoja de Google debería funcionar bien.
De hecho, hay algunas cosas que puede hacer en la hoja de Google que no son posibles en Airtables. Por ejemplo, dado que Airtable es una combinación de una base de datos relacional y Excel, los datos siempre permanecen con el registro, lo que significa que si elimina un registro, los datos (sus filas correspondientes) asociados con él también se eliminarán. La hoja de Google es mucho más flexible a este respecto, puede eliminar columnas o filas selectivas y no tendrá impacto en las otras filas y columnas. De manera similar, Google Sheet le permite realizar funciones separadas para cada celda, Airtables no ofrece esta flexibilidad, aplicará la primera función a cada entrada en la celda. Aquí hay un buen video de Gareth Proovost explicándolo
Google Sheet también es 100% gratis para cualquier número de usuarios.
Dicho esto, hay muchas funciones de las que carece Google Sheet en comparación con Airtables. A diferencia de Airtables, que le permite ingresar datos en múltiples formas, ya sea un archivo de Word, texto, imágenes, etc., las hojas de Google solo aceptan números y texto. Si está utilizando la hoja de Google con grupos, no hay opción para que otros usuarios comenten, creen una fecha límite, cambien la vista y mucho más.
En general, Airtbale es un producto de nicho que atrae a un conjunto selectivo de clientes, si sus necesidades no son específicas, Google Sheet debería funcionar bien para usted. En Techwiser usamos Google Sheet todo el tiempo para la contabilidad y la gestión de temas.
2. Trello
Para quién es: usuarios que desean una herramienta más simple y enfocada para la gestión de tareas basada en Kanban
Airtable está repleto de funciones que lo convierten en mucho más que una herramienta de colaboración basada en hojas de cálculo. Pero tener tantas funciones puede ser un gran problema si solo desea realizar un conjunto de tareas específico. Aquí es donde Trello realmente sobresale. Es una herramienta enfocada a la gestión de tareas, utilizando el enfoque Kanban.
Ahora Airtable también tiene la funcionalidad Kanban. Se puede utilizar para la gestión y programación de tareas. Pero teniendo en cuenta que tiene seguimiento de candidatos, gestión de compensación y gestión de inventario, entre otros, es seguro decir que no fue diseñado con un trabajo específico como la gestión de tareas en mente.
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¿Qué te permite hacer Trello?
Usamos Trello, aquí en TechWiser, para realizar un seguimiento de los artículos mensuales de cada escritor y funciona de maravilla.
Trello usa tablas Kanban para permitirle monitorear el progreso de las tareas en tiempo real. Esto es especialmente útil en situaciones en las que se desea una gestión ajustada de proyectos. Trello le permite definir varios contenedores Kanban. Luego, los usuarios pueden establecer tareas y usar etiquetas para actualizar su estado. Por ejemplo, en Techwiser usamos etiquetas como ‘Investigación’, ‘Escritura’, ‘Publicar’, etc., para realizar un seguimiento del progreso de los artículos en tiempo real. Y en cualquier momento, si los editores tienen alguna sugerencia, pueden dejar un comentario y las notificaciones se envían al propietario de la tarjeta, ya sea de escritorio o aplicación móvil.
Trello admite la integración con una variedad de otras plataformas como Flojo y Google Drive. Las integraciones se llaman «Powerups» y son parte de cómo se monetiza Trello. Aquí en TechWiser, hemos integrado Trello con Slackbot, por lo que el editor recibe una notificación instantánea del progreso del artículo.
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El modelo Freemium de Trello puede limitar tus opciones
La versión gratuita solo le permite usar un «Powerup» a la vez. Además, Trello restringe a los usuarios gratuitos el uso de configuraciones de permisos y acceso de usuario de granularidad fina, además de restringirlo a archivos adjuntos de 10 MB. Trello ofrece varios niveles pagos. El nivel Gold de $ 5 por mes es realmente «freemium-plus». Su límite de encendido sube a 3 y puede adjuntar archivos de hasta 250 MB de tamaño. Usamos la versión gratuita en Techwiser y funciona bien para el equipo de 5 a 10 personas.
El gran inconveniente de Trello (aparte de su modelo de monetización) es que tiene un alcance mucho más limitado que Airtable. Obtiene la gestión de proyectos a través de una configuración Kanban digital y eso es todo. Si busca algo más similar al poderoso sistema de administración de bases de datos de Airtable, deberá buscar otras opciones como Jira.
Ventajas:
- Enfoque muy simple basado en Kanban
- No requiere conocimientos especiales o entrenamiento previo.
Contras:
- Limitado a la gestión de proyectos.
- El modelo Freemium limita su acceso a los controles de usuario y la integración
3. Jira
Para quién es: Usuarios empresariales que buscan una alternativa más poderosa a Trello con hoja de cálculo/base de datos y funcionalidad de generación de informes.
Jira es el hermano mayor de Trello y su funcionalidad adicional lo convierte en un competidor viable para Airtable cuando se trata de organizar bien su organización. Debido a que Jira tiene más énfasis en el seguimiento de la gestión de proyectos, tiene muchas más funciones integradas en esa área en comparación con Airtable. La flexibilidad de Airtable es una espada de dos filos: debe esforzarse más en su base de Airtable para recrear algunas de las funciones que Jira ya ofrece de manera inmediata.
Jira también ofrece una mayor automatización, lo que nuevamente lo convierte en una solución más conveniente en general. Sin embargo, en comparación con Trello, Jira es considerablemente más complejo y tendrá que configurar manualmente cosas como notificaciones y flujos de trabajo. Cuando se trata de proyectos a gran escala o supervisa varios equipos, esto hace que Jira sea considerablemente mejor.
Jira es más flexible que Trello, pero tiene una curva de aprendizaje más pronunciada
Tiene un control detallado sobre el acceso de los usuarios, puede tener múltiples pistas para monitorear diferentes equipos y diferentes proyectos, y la funcionalidad de informes hace posible convertir todo esto en presentaciones ordenadas para mostrar a los superiores. Su mayor limitación en relación con Airtable es, (al igual que Trello), que se centra en la gestión de proyectos, mientras que Airtable se puede utilizar para configurar cualquier cosa que hace uso de bases de datos relacionales. Y, en relación con Trello, hay una curva de aprendizaje mucho más pronunciada. Los gerentes de proyecto que usen Jira necesitarán dedicar tiempo a aprender cómo usarlo antes de obtener resultados viables en el mundo real. El costo también es un factor. Para equipos pequeños (hasta 10 usuarios), Jira es asequible a solo $ 10 por mes. Sin embargo, para equipos más grandes, el precio es de $ 5 por usuario, lo que puede convertir fácilmente a Jira en un importante centro de costos.
Conecta Jira a Airtable para obtener lo mejor de ambos mundos
Debido a que utiliza una estructura de base de datos relacional para almacenar información de seguimiento de proyectos, Jira está diseñado de manera similar a Airtable. Airtable en realidad puede conectarse a Jira, por lo que si es un usuario de una gran empresa, esto facilitaría la conexión de su flujo de trabajo de Jira, que se ocupa de la gestión de proyectos, a otras funciones que tiene en ejecución con Airtable.
Ventajas:
- Control de acceso de usuario detallado
- Las herramientas de informes demuestran el progreso
Contras:
- Curva de aprendizaje considerablemente más pronunciada que Trello
- No tan flexible como Airtable
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4. Fusión
Para quién es: usuarios de pequeñas empresas que desean una alternativa modular a Airtable
Si no lo hemos enfatizado lo suficiente, vamos a decir esto nuevamente: Airtable es excelente como una herramienta de propósito general y es útil en casi cualquier escenario comercial que pueda beneficiarse del almacenamiento de datos en una base de datos de Airtable. Las soluciones limitadas como Trello son mucho más fáciles de usar, pero cuando están también limitado, te ves obligado a volver a Airtable.
Los módulos de Fusioo permiten a los usuarios elegir las funciones que necesitan
Los desarrolladores de Fusioo entendieron esto y construyeron Fusioo como una plataforma modular en su lugar. La suscripción básica de Fusioo le brinda una poderosa herramienta de colaboración en la nube que le permite crear y administrar bases de datos, rastrear proyectos y administrar permisos. Los usuarios que deseen una funcionalidad adicional pueden optar por funciones modulares gratuitas del Fusioo App Marketplace. Estos incluyen funcionalidad de CRM, seguimiento de candidatos y gestión de gastos, entre otros.
Airtable le permite conectar sus herramientas empresariales existentes, por ejemplo, su CRM existente. Sin embargo, la configuración de los intervínculos puede llevar mucho tiempo. Con los módulos de Fusioo, todo viene bajo un gran paraguas: puede obtener el módulo Fusioo ATS y el módulo Fusioo CRM y otros módulos como la gestión de gastos, según sea necesario. Cada uno se basa en su propia estructura de base de datos. La funcionalidad de arrastrar y soltar le permite personalizarlos para necesidades específicas.
¿Jack de todos los oficios, maestro de nada? Las soluciones dedicadas siempre son mejores que los módulos Fusioo
El gran inconveniente aquí es que las soluciones empresariales premium completas en cada una de estas áreas le ofrecerán mucho más que el módulo Fusioo. Y siempre puedes conectarlos a Airtable. Sin embargo, esto no debería ser un gran problema si es propietario de una pequeña o mediana empresa y solo necesita una funcionalidad básica.
Ventajas:
- Los módulos brindan a los usuarios de pequeñas empresas CRM básico, ATS y otras funciones sin software dedicado
Contras:
- La funcionalidad adicional es muy limitada en comparación con el software dedicado
- Airtable conectado a un CRM, ATS y ERP real sería significativamente más poderoso
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Palabras de cierre
Cada una de estas soluciones tiene un conjunto diferente de ventajas y desventajas en relación con Airtable. También atienden a diferentes tipos de usuarios. Fusioo y Trello son excelentes soluciones de administración de proyectos «sobre ruedas de entrenamiento» para usuarios de pequeñas empresas que desean organizar mejor sus procesos comerciales sin atascarse con el organizador en sí. Estas soluciones son económicas y requieren poca experiencia previa. Sin embargo, se vuelven significativamente menos útiles en entornos de grandes empresas. Si desea una solución de gestión de proyectos muy poderosa para manejar varios equipos, realizar un seguimiento del progreso y generar informes, Jira es lo que está buscando. Sin embargo, el tiempo y el dinero que invierta en él deben ser factores que considere.
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