Aunque Gmail eclipsa a Outlook en número de usuarios y popularidad, el servicio de correo electrónico de Microsoft sigue siendo la primera opción entre las empresas y millones de consumidores que invierten en el ecosistema de Microsoft 365. Ahora, Microsoft está trabajando en el Proyecto Monarca para crear un Outlook para Windows y Mac basado en la Outlook Web App (OWA) actual. Esto significa una interfaz de usuario y una experiencia de Outlook uniformes en todas las plataformas. Aprendamos más sobre los mejores consejos y trucos web de Outlook para aumentar su productividad.
Los mejores consejos y trucos de Outlook
La publicación se centrará en la web de Outlook para que pueda usar los consejos y trucos mencionados en Mac, Windows, Linux e incluso Chromebook cuando se implemente Monarch.
Además, no hablaremos de los consejos habituales para reenviar y programar correos electrónicos, etc. En su lugar, nos centraremos en complementos relativamente desconocidos, nuevas funciones como Outlook Spaces y exploraremos la integración de Outlook con otras aplicaciones y servicios de Microsoft. Empecemos.
1. Utilice la integración de Microsoft To Do
Microsoft le permite acceder a la aplicación web de administración de tareas de Microsoft To Do a través de la interfaz web de Outlook. Aunque no estamos aquí para hablar de eso.
En Outlook, puede marcar cualquier correo electrónico y el servicio enviará ese correo electrónico a la sección Correo electrónico marcado en el Aplicación Microsoft To Do. Usamos este truco todo el tiempo para enviar un correo electrónico con recibos importantes y facturas de tarjetas de crédito a la aplicación Microsoft To Do.
2. Explore la integración de notas adhesivas
Sticky Notes es otro complemento importante en el ecosistema de Microsoft. La empresa ha integrado perfectamente Sticky Notes en la aplicación web de Microsoft Outlook. Puede hacer clic en el Una nota en la esquina superior derecha o use la sección de Notas en el menú de Correo para acceder, editar y crear nuevas Notas Adhesivas.
Puede acceder a ellos usando la aplicación OneNote en iOS y Android o la aplicación nativa de Windows Sticky Notes.
3. Agregar Calendario de Google
Aunque Outlook Mail viene con una funcionalidad de calendario, la mayoría de las personas prefieren y se quedan con Google Calendar. Sin embargo, puede acceder, ver y editar fácilmente las entradas de Google Calendar utilizando la web de Outlook.
Puede integrar Gmail en Outlook y acceder a los datos de Google Calendar o ir a la Calendario > Agregar calendario > Suscribir desde la web y agregue la URL de Google Calendar para ver Google Calendar en Outlook.
La mayoría de los usuarios agregan su bandeja de entrada de Gmail a Outlook, por lo que no necesitará usar la última.
4. Agregue deportes y calendario de TV
Lo sabemos, se supone que no debemos hablar de eventos deportivos en tiempos de COVID. Pero escúchanos. Outlook le permite seguir los eventos deportivos agregando el próximo calendario en la aplicación de calendario.
Aquí está cómo hacerlo.
1. Abra la web de Outlook en su escritorio.
2. Navegar a Calendario > Agregar calendario.
3. Seleccione Deportes o TELEVISOR calendario.
Outlook le ofrecerá agregar las principales ligas deportivas o seguir sus deportes o equipos favoritos para realizar un seguimiento de los próximos partidos.
5. Explora las reglas de Outlook
Outlook Rules es la versión de Microsoft de IFTTT (If This Then That) para mantener su bandeja de entrada limpia y libre de basura. No importa cuánto lo intente, esos correos no deseados llegarán a su bandeja de entrada.
Con las Reglas de Outlook, puede asegurarse de eliminar o archivar automáticamente esos correos electrónicos irrelevantes sin ninguna entrada manual.
Ir Configuración de correo de Outlook > Normas y cree una regla personalizada basada en sus preferencias. Como puede ver en la lista, hemos creado una regla para archivar aquellos correos electrónicos que tienen coronavirus escrito en el cuerpo o asunto del correo electrónico.
6. Darse de baja de las cuentas de correo electrónico
Todos estamos cansados de esos correos electrónicos de marketing y spam de empresas incompletas. De forma predeterminada, Outlook hace un excelente trabajo al enviarlos directamente a la carpeta de correo no deseado. Sin embargo, aún recibirá algunos correos electrónicos irrelevantes en su bandeja de entrada.
Puede darse de baja individualmente o, mejor aún, ir a Configuración de correo de Outlook > Suscripciones y darse de baja de todos esos correos electrónicos desde una sola pantalla.
7. Espacios de Outlook
Con el nombre en código de Project Moca, Outlook Spaces es la versión de Microsoft de la aplicación de productividad modular a través de la web de Outlook. Actualmente disponible en pruebas beta, Outlook Spaces puede funcionar como la alternativa perfecta a un montón de herramientas con integración de Microsoft 365.
Vaya a Outlook Spaces y comience a explorar la visión de Microsoft con un montón de plantillas. Puedes leer más sobre Espacios de Outlook en nuestra guía dedicada.
8. Cambiar el tema de Outlook
De forma predeterminada, Outlook utiliza el mismo tema azul aburrido con un fondo blanco. Microsoft está animando la sensación y el aspecto de Outlook al ofrecer un tema oscuro, así como un montón de fondos de pantalla de banner. Los usuarios de Microsoft 365 obtienen aún más opciones con banners premium.
Esperamos que Microsoft permita a los usuarios importar un fondo de pantalla desde el almacenamiento del dispositivo.
9. Agregar firma de Outlook
Esa respuesta de correo electrónico estándar se verá mucho más profesional si agrega una firma personalizada en la parte inferior.
Ir Configuración de Outlook > Correo > Redactar y responder y agregue una firma de Outlook personalizada que se agregará automáticamente a su dirección de correo electrónico. Puede usar una imagen o crear una firma profesional con el editor de texto incorporado.
10. Usa respuestas automáticas
Sabemos que este es uno de los trucos más antiguos del libro, pero no podemos terminar la publicación sin mencionar las respuestas automáticas de Outlook.
Abierto Configuración de Outlook > Correo > Respuestas automáticas y agregue el período de tiempo en el que no está en la oficina y agregue una respuesta automática personalizada para esos correos electrónicos entrantes. También puede sugerir que Outlook envíe respuestas automáticas solo a sus contactos.
Conclusión: use Outlook como un profesional
Todas las funciones mencionadas anteriormente eventualmente llegarán a la aplicación nativa de Outlook en Windows y Mac el próximo año. Hasta entonces, le recomendamos que opte por Outlook web, ya que es la versión de Outlook con más funciones que existe. Mientras lo hace, no olvide aplicar estos consejos y trucos para mejorar su flujo de trabajo diario.