Google Forms es parte del conjunto de aplicaciones de Google y es gratuito para todos los usuarios de Drive. Se convirtió en un éxito instantáneo debido a su enfoque fácil de usar y su interfaz fácil de usar. Si bien muchos usuarios creen que Forms es una aplicación simple para crear formularios, hay muchas funciones avanzadas ocultas en lo profundo de la superficie. He compilado una lista de algunos de los mejores consejos y trucos de Google Forms para usuarios profesionales de Google Drive y Forms. No se equivoque, SurveyMonkey y JotForm todavía están a la cabeza en el juego, pero estos trucos le harán darse cuenta de que tal vez no los necesite después de todo.
Vamos a empezar.
Lea también: Los 9 mejores complementos de formularios de Google para aumentar la productividad
Consejos y trucos de formularios de Google
1. Establezca un límite de una persona, una respuesta
Según el propósito y la intención del formulario que haya creado, es posible que desee limitar una sola persona a una sola respuesta. De lo contrario, cualquiera podría regresar y elegir y enviar múltiples respuestas que conduzcan a un conjunto de datos sesgado. Hacer que sus usuarios tengan que iniciar sesión con su cuenta de Google antes de responder ayudará a Google a rastrear la cantidad de veces que han respondido.
Cree un formulario de Google y, en Configuración, seleccione Limitar a 1 respuesta. Ahorrar.
2. Recopile los ID de correo electrónico de los encuestados
Dicen que ‘el dinero está en la lista’ y por todas las razones correctas. Una vez que tenga las identificaciones de correo electrónico de los encuestados, puede enviarles más correos electrónicos con ofertas de back-end. Ahora, puede hacerlo de forma gratuita utilizando Google Forms. Cree un formulario y haga clic en Configuración.
En la pestaña General, verá una opción para recopilar direcciones de correo electrónico. Marque esa opción y se le preguntará si desea que el encuestado reciba un recibo y si se envía por defecto o solo cuando lo solicita.
3. Editar después de enviar una respuesta
Sucede con todos nosotros. Enviamos una respuesta incorrecta o elegimos la opción incorrecta y la enviamos rápidamente, solo para darnos cuenta de nuestro error más tarde. Abra Configuración nuevamente y, en la pestaña General, desplácese hasta la parte inferior de la página para seleccionar la opción Editar después de enviar.
Tenga en cuenta que los usuarios no necesitan iniciar sesión en su cuenta de Google para editar su respuesta o respuesta.
4. Crea Secciones y Páginas
Crear uno de formato largo puede ser una mala idea. Considere dividirlo en páginas y secciones. Eso le permitirá segregar el formulario en diferentes secciones según las categorías de preguntas y darles un descanso a los usuarios.
Simplemente haga clic en el icono de dos cuadros verticales en la parte inferior de la pantalla para insertar una sección en Google Forms. Luego puede mover preguntas entre estas secciones o agregar otras nuevas cuando lo desee. También puede agregar un encabezado y una descripción a esta sección recién creada.
5. iFrame para usar como formulario de contacto en cualquier lugar
Noté cómo la mayoría de los sitios tienen una página de contacto con un formulario para recopilar detalles como nombre, ID de correo electrónico y respuestas. Puede crear fácilmente un formulario robusto en Google Forms y pegarlo en cualquier lugar que desee utilizando un iFrame. Haga clic en el botón Enviar en la parte superior para comenzar.
Haga clic en el icono del código (dos corchetes de flechas cerradas) para encontrar el código de iFrame. Puede cambiar el tamaño del formulario aquí cambiando el ancho y el alto en la parte inferior de la pantalla.
Una vez hecho esto, haga clic en el botón Copiar para copiar el código del formulario.
Lea también: Cómo agregar formularios de Google en la página de Facebook (video)
6. Reciba notificaciones por correo electrónico para cada respuesta
No intentes esto si esperas muchas respuestas. Eso inundará tu bandeja de entrada, pero si lo quieres de todos modos, adelante. Haga clic en la pestaña Respuesta y seleccione el menú de tres puntos que dice Más.
Haga clic en Recibir notificaciones por correo electrónico para la opción de nuevas respuestas allí y ya está.
7. Califique a los estudiantes automáticamente
Esto es para los maestros, por quienes estoy donde estoy. La mayoría de ustedes ya está utilizando Formularios de Google para recopilar respuestas y otras cosas. Lo que algunos de ustedes tal vez no sepan es que ya no tienen que calificar a los estudiantes. Google Forms lo hará automáticamente.
Hay una plantilla llamada Cuestionario en blanco en la sección de plantillas en Educación que facilitará aún más su trabajo.
Puede crear preguntas con respuestas aquí y una de ellas sería la respuesta correcta. Ingrese las marcas o puntos que les otorgará responder correctamente. Una vez que finalice la prueba, los estudiantes verán una opción para ver la puntuación.
Si el cuestionario no funciona según lo previsto, asegúrese de que la opción Liberar marca esté habilitada en Configuración en la pestaña Cuestionarios. De esa manera, pueden autoverificar y autocorregir su error, ahorrándote una gran cantidad de tiempo.
8. Agregar lógica condicional
La lógica condicional lo ayudará a crear formularios complejos que cambiarán las preguntas futuras en función de las respuestas. Por ejemplo, ¿eres hombre o mujer? Dependiendo de la respuesta, puede dirigir al encuestado a un conjunto adicional de preguntas.
Haga clic en el icono de menú de tres puntos junto a la pregunta y seleccione Ir a la sección según la respuesta. Así es como puede comenzar a agregar lógica condicional a Google Forms.
9. Adición de secuencias de comandos complejas
Si eres un codificador y sabes cómo escribir un script o encontraste uno en la web y quieres usarlo, hay una manera. Google Forms no admite scripts directamente, pero ofrece una opción.
Haga clic en el icono del menú del formulario en la parte superior derecha y seleccione Editor de scripts. Verá un área en blanco para ingresar códigos. Ve, haz lo tuyo.
Consejos y trucos de formularios de Google
Estos son algunos de los mejores consejos y trucos de Google Forms para usuarios profesionales. Le sugiero que cree un formulario de demostración para probar todo lo que mencioné aquí para que cuando esté trabajando en algo real, no se equivoque. Eso puede ser vergonzoso, especialmente cuando hay otros colaboradores en el formulario y están trabajando juntos en el mismo. Mejor practica solo. Si tiene algún consejo o truco avanzado para Google Form, compártalo con nosotros en los comentarios a continuación. Nos encantaría saber más de usted.