Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google son parte de Google Workspace y son famosos por funciones de colaboración como editar simultáneamente, sugerir ediciones, comentar, otorgar permisos a otros, etc. Si bien la asignación de tareas es una de las partes más importantes de la colaboración, está oculto detrás de otras características y no es inmediatamente visible. Así es como puede asignar tareas en Google Docs, Sheets y Slides y todo lo que necesita saber sobre ellos.
Cómo asignar tareas en Google Docs, Sheets y Slides
La asignación de tareas funciona de manera similar en todas las aplicaciones de Drive: función de comentarios. Así es como puede usar la función de comentarios para asignar tareas en Drive.
1. Primero, abra el documento, la hoja o la diapositiva a la que desea asignar la tarea. Luego coloque el cursor donde desee asignar a alguien para la edición.
2. Ahora haga clic en el icono de comentarios en la barra de herramientas o presione Ctrl+Alt+M.
3. Esto mostrará un cuadro de comentarios donde puede agregar su comentario. Aquí solo escribe @ y ingrese la identificación de correo electrónico de la persona a la que desea asignar la tarea.
4. Una vez hecho esto, ingrese la tarea que desea asignarles y habilite la opción al lado Asignar a nombre de usuario. (el nombre de usuario será el nombre de la persona que le haya asignado).
5. Ahora haga clic en el Asignar botón para asignarles la tarea.
Si la persona en cuestión no tiene permiso para acceder al documento, le pedirá que comparta el documento con ella. Otorgue el permiso o su tarea no será asignada.
Cómo se notificará a la persona asignada
Hay varias formas en que Google notifica al usuario sobre la tarea que se le ha asignado.
1. Google envía un correo electrónico a la persona notificándole que tiene alguna tarea que completar. El correo electrónico también incluye el enlace al documento requerido.
2. El usuario recibirá una notificación de la aplicación Google Drive en su teléfono Android e iOS.
3. Google Drive también mostrará un ícono de insignia en el archivo de documento con el número que indica la cantidad de tareas que la persona debe completar en ese documento específico.
Una vez que se completa la tarea, la persona asignada puede hacer clic en el icono de marca de verificación para marcar la tarea como completada. El comentario será descartado. Más tarde puede hacer clic en el icono de comentario para comprobar todos los comentarios y tareas anteriores. También tiene la opción de volver a abrir tareas cerradas desde aquí.
Cómo reasignar la tarea en Google Docs, Sheets y Slides
Si alguien le asignó una tarea, puede reasignar la misma tarea a otra persona de su equipo. También puede completar su parte y continuar con la tarea según su flujo de trabajo.
1. Simplemente haga clic en el diálogo de comentarios que se enfocará y le mostrará una opción de respuesta.
2. Escribe @ y entonces ingrese la identificación de correo electrónico de la persona a la que desea reasignar esa tarea. También puede agregar su comentario explicando la tarea en detalle/breve.
3. Una vez hecho esto, habilite la casilla de verificación al lado Reasignar a nombre de usuario (el nombre de usuario será el nombre de la persona a la que ha reasignado) y haga clic en reasignar botón.
Más tarde también pueden reasignar a otros si quisieran.
¿Cómo asignar tareas a varias personas?
Con la ayuda de la función de comentarios, solo puede asignar la tarea a una persona a la vez. Más tarde, pueden reasignar a otra persona, pero no puede asignar la tarea a varios usuarios al mismo tiempo. Aunque puede agregar varios correos electrónicos, solo puede asignarlo a una persona de los contactos que ha agregado. Pero hay una solución a esta limitación.
En lugar de utilizar la función de comentarios, puede utilizar la función de sugerencias. Es bastante similar a los comentarios, pero notificará a todas las personas que haya agregado a la sugerencia.
1. Para agregar una sugerencia, haga clic en el icono de lápiz en la esquina superior derecha y luego haga clic en Sugerencia del menú desplegable.
2. Ahora coloque el cursor donde desea asignar la tarea y presione espacio. Esto mostrará un cuadro de diálogo de sugerencias como el de comentarios.
3. Ahora @mencione personas, agregue su tarea y haga clic en Respuesta. Esto notificará a todos los que ha mencionado.
Pero hay algunas desventajas. solo funciona en Documentos de Google pero no en Diapositivas u Hojas. A diferencia de los comentarios, no puede seleccionar un párrafo y agregarle una sugerencia. Solo puede colocar el cursor en el medio y agregar sugerencias.
Conclusión: asignar y administrar tareas en Drive
Puede asignar tareas a alguien en Docs, pero estas tareas no se sincronizan con sus tareas de Google como algunos de ustedes pueden esperar. Sorprende que no tengamos un único panel para consultar todas las tareas que la gente nos ha asignado. Idealmente, me encantaría ver una categoría separada en Tareas de Google donde se muestren comentarios y sugerencias de las aplicaciones de Google Drive.
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