No tan poderoso como su contraparte, Microsoft Word, Docs tiene un par de trucos bajo la manga, como la forma en que escribir docs.new en la URL crea automáticamente un nuevo documento. Todo fue fácil excepto usar Google Docs sin conexión. ¿Como hacer eso?
Cómo usar Google Docs sin conexión
La función debería haber estado disponible de forma predeterminada en todas las plataformas, ya que Google adopta un enfoque basado en la web para todas sus aplicaciones. No ofrecen aplicaciones de escritorio. Solo versión web y aplicaciones móviles para Android e iOS. Si bien la conectividad a Internet ha mejorado en las últimas décadas, todavía no está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
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Antes de que comencemos
Necesitará el navegador Google Chrome o un navegador basado en Chromium como Microsoft Edge o Brave. Eso es porque instalaremos una extensión llamada Documentos de Google sin conexión que fue desarrollado internamente por el equipo de desarrollo de Google. ¿Se pregunta por qué seguir la ruta de la extensión y no crear la funcionalidad dentro de la aplicación Docs? Quiero decir, no puedes instalar esa extensión en la aplicación de tu teléfono inteligente, ¿verdad?
Esto significa que los usuarios de Safari y Firefox no tienen otra opción que vigilar su conexión a Internet.
Tenga en cuenta que si bien la extensión menciona claramente Google Docs en el nombre, funciona igualmente bien para otras aplicaciones de Google como Presentaciones, Hojas de cálculo y Formularios. Es un caso clásico de una mala política de nombres. Usaré Google Docs solo en este ejemplo.
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Uso de Google Docs sin conexión en el navegador
Asumiré que ya ha instalado la extensión haciendo clic en el botón Agregar a Chrome. Es posible que deba reiniciar su navegador una vez para que funcione correctamente, pero por lo general, eso no es necesario.
Abra la pantalla de inicio de Google Docs, no un nuevo documento de Google Docs, y seleccione Configuración en el menú.
Verá una nueva opción Sin conexión en la ventana emergente que sigue que anteriormente no estaba disponible. Habilítelo y haga clic en Aceptar en la parte inferior para guardar la configuración. Pero espera, aún no has terminado.
No tendrá que habilitar esta configuración por separado para Presentaciones, Hojas de cálculo u otras aplicaciones de Google. Hacerlo en una aplicación lo habilitará en todas partes.
Lo que sucede aquí es que solo los archivos creados o editados recientemente estarán disponibles para su edición sin conexión. ¿Por qué? Porque Google quiere ahorrar espacio localmente, eso está en su HDD/SSD. Si hay un documento importante al que desea poder acceder sin conexión en todo momento, deberá habilitarlo manualmente para ese documento específico.
Encuentre el documento o búsquelo en la lista y haga clic en el icono de menú de tres puntos junto a él para activar la opción Disponible sin conexión.
No hay forma de hacer esto para todos o para los documentos seleccionados de forma masiva. Tendrá que hacerlo individualmente para todos y cada uno de los archivos de Google Docs que desee que estén disponibles sin conexión.
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Uso de Google Docs sin conexión en teléfonos inteligentes
La mayoría de las extensiones no funcionan en teléfonos inteligentes con Android e iOS, así que, ¿cómo puedo usar Documentos u otras aplicaciones de Google sin conexión? Internet móvil funciona bien en las ciudades, pero a menudo fallan cuando más los necesitas mientras viajas y estás en la carretera. Afortunadamente, el mismo método anterior también funciona en los teléfonos inteligentes.
Seleccione el documento en el que desea trabajar sin conexión y seleccione la opción Hacer disponible sin conexión en el menú emergente que se abre desde la parte inferior de la pantalla. Los archivos que haya elegido hacer sin conexión tendrán una marca gris.
¿Quieres automatizar el proceso? Abra Configuración en la aplicación móvil Google Docs y habilite la opción Hacer que los archivos recientes estén disponibles sin conexión.
Lo que hará esta configuración es decirle a la aplicación Docs que habilite el botón sin conexión para todos y cada uno de los archivos que abrió y editó recientemente. No tiene que hacerlo manualmente a menos que no haya accedido recientemente.
Qué sucede cuando desconecta documentos
Cuando abra el archivo en su teléfono inteligente o computadora de escritorio, verá una marca de rayo en la esquina superior derecha. Eso significa que ha abierto la versión sin conexión del documento y no la versión en línea. Es útil saberlo porque si está trabajando en un documento compartido, existe la posibilidad de que alguien más haya actualizado el documento y usted no se dé cuenta. Los documentos se actualizarán la próxima vez que esté en línea.
La extensión Google Docs Offline funciona en una sola cuenta de Google. Si tiene varias cuentas y cambia a la otra, no podrá crear ni editar documentos sin conexión. Seguir los pasos anteriores no funcionará, ya que se le notificará que ya se completaron.
No puede cargar imágenes porque eso requerirá una conexión a Internet activa. Google Docs viene con un corrector ortográfico para ayudarlo a escribir mejor y más rápido, pero tampoco funcionará en el modo sin conexión. Todo lo demás funcionará bien.
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Conclusión: Documentos de Google sin conexión
Ojalá Google pudiera haber horneado y habilitado la función sin conexión de forma predeterminada dentro de Google Docs en lugar de tener que instalar una extensión. El proceso es fácil de seguir, pero los usuarios no deberían tener que hacerlo. Aparte de eso, funciona de maravilla y es fácil de implementar una vez que sabes que existe. Es triste que los usuarios de Firefox y Safari se hayan quedado fuera.
Si tiene alguna duda o sugerencia, háganoslo saber en la sección de comentarios a continuación y haremos todo lo posible para ayudarlo.